2382 0040 [email protected]

Databeskyttelsespolitik

Advokatfirmaet Høilunds databeskyttelsespolitik

 

De relevante persondataretlige regler, som gælder for vores behandlinger af personoplysninger, er fastsat i persondataforordningen (forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016) og databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018).

Advokatfirmaet Høilunds databeskyttelsespolitik vedrører vores behandling af personoplysninger, når vi er dataansvarlige. Det er bl.a. tilfældet ved behandling af klienters sager, ved ansættelse af nye medarbejdere og ved markedsføringsaktiviteter, herunder kurser og gå-hjem møder.

Hvordan kan du kontakte os?

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller denne databeskyttelsespolitik, er du meget velkommen til at kontakte os på:

Advokatfirmaet Høilund

CVR: 39765861

Langgade 13

4800 Nykøbing F

Mail: [email protected]

Tlf: 2382 0040

1. Hvem behandler vi personoplysninger om?

Advokatfirmaet Høilund behandler personoplysninger om vores klienter eller andre personer, som indgår i sagen, modparter, leverandører, medarbejdere, samarbejdspartnere og modtagere af markedsføringsinformationer, deltagere på kurser mv. i overensstemmelse med de persondataretlige regler. Personoplysningerne behandles kun i det omfang, at det er nødvendigt til de konkrete formål, og der er et lovligt grundlag herfor.

2. Hvilke personoplysninger behandles?

Afhængig af sagens karakter behandler vi almindelige oplysninger, cpr-nummer og følsomme oplysninger. I sagerne kan også indgå oplysninger om strafbare forhold.

”Behandling” af personoplysninger dækker over enhver form for håndtering af personoplysninger, fx indsamling, registrering, organisering, systematisering, opbevaring, tilpasning, ændring, søgning, brug, videregivelse og samkøring.

Personoplysningerne bruger vi til at kommunikere med vores klienter, behandle sagen samt foretage eventuelle registreringer i myndigheders digitale serviceløsninger.

Som oftest vil det være nødvendigt for os at behandle almindelige personoplysninger i form af navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Denne behandling sker, så vi kan levere vores juridiske ydelser, fakturere samt kvalitetssikre og kontrollere korrekt, og så vi kan leve op til kravene om dokumentation for identitet efter hvidvaskloven, som vi er underlagt i forhold til en række sager. Skal vi foretage registreringer i offentlige myndigheders databaser – fx virk.dk, tinglysning.dk eller minretssag.dk – kan vi af hensyn til entydig identifikation overfor myndigheden være nødt til at behandle flere almindelige oplysninger, herunder CPR-nummer.

Derudover kan det i visse typer af sager, der handler om enkeltpersoner, være nødvendigt for os at behandle oplysninger om strafbare forhold og/eller følsomme oplysninger såsom helbredsoplysninger.

3. Hvor kommer oplysningerne fra?

Oplysningerne indsamles primært direkte fra vores klienter. Ofte indsamles der også oplysninger fra andre, herunder modparten og andre aktører i sagerne.

Alt afhængig af sagen vil oplysningerne i forbindelse med behandlingen af sagerne blive udvekslet med de relevante eksterne aktører, fx modpart, vidner, fagforening, arbejdsgiver, offentlige myndigheder, voldgiftsnævn, domstolene mv. Derudover kan oplysningerne overlades til eksterne leverandører, herunder databehandlere, som bistår os med drift af virksomheden. Al udveksling af oplysninger er dog betinget af, at en indsamling, registrering og videregivelse er nødvendig i den konkrete sag, samt at der er et lovligt grundlag herfor.

Internt er det alene de af vores medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for at se personoplysningerne, der har adgang til disse.

Oplysningerne overføres ikke til lande uden for EU/EØS, medmindre dette sker til en specifik klient, modpart, domstol eller lignende. I så fald vil overførslen ske i overensstemmelse med artikel 49, stk. 1, litra b-e.

4. Hvilke behandlinger foretager vi?

Vi indsamler og behandler personoplysninger på baggrund af følgende hjemmelsgrundlag:

I forbindelse med levering af advokatydelser behandler vi personoplysninger om klienter eller andre personer, som indgår i sagen, modparter og samarbejdspartnere med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, og forordningens art. 9, stk. 2, litra f. Dette er bl.a. begrundet i en interesse i at fastlægge, påberåbe eller forsvare retskrav samt at varetage vores klienters interesser. Vi behandler desuden personoplysninger om vores klienter med hjemmel i forordningens art. 6, stk. 1, litra b, i de tilfælde, hvor behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde aftalen om advokatbistand.

Vi behandler almindelige personoplysninger om deltagere i vores arrangementer, herunder oplysninger om navn, stilling, e-mail, telefonnummer, og hvor den pågældende er ansat. Behandlingen foretages med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, eller art. 6, stk. 1, litra f, med det formål at kunne registrere deltagerne, administrere arrangementet samt udsende relevant kursusmateriale, evalueringsskemaer mv. Oplysningerne stammer fra deltagerne eller fra deres arbejdsgiver, hvis det er denne, der har tilmeldt deltageren til arrangementet.

Vi behandler alene personoplysninger i markedsføringsøjemed, hvis vi har fået et udtrykkeligt samtykke hertil. Behandlingen sker således med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. Vi offentliggør personoplysninger om medarbejdere o.l. på vores hjemmeside og på sociale medieplatforme med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, som led i vores legitime interesser i at gøre indhold tilgængeligt for vores brugere.

Når vores hjemmeside benyttes, opsamles der ved brug af ”cookies” ligeledes personoplysninger om brugerens adfærd. Du kan læse mere om vores cookiepolitik her.

Generelt behandler vi personoplysninger, når vi er retligt forpligtet hertil. Dette er fx tilfældet efter hvidvaskloven, hvor vi i sager, der omhandler transaktion af værdier, entydigt skal registre, hvem klientens reelle ejere er. I sådanne sager vil vi derfor bede om dokumentation for, hvem klienten er. For at kunne gennemføre en hvidvaskkontrol, har vi brug for en række almindelige personoplysninger herunder navn, adresse, fødested og nationalitet. Det skal bekræftes i form af eksempelvis kopi af kørekort/pas og sundhedskort. Hvis de reelle ejere ikke er danske eller har fast ophold i Danmark, kan der være behov for at indhente yderligere dokumentation. Kilderne til indhentning af information vil være klienten selv. Dette sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c. I særlige tilfælde kan der også behandles følsomme personoplysninger, hvilket vil ske på grundlag af artikel 9, stk. 2, litra g. Hvis fx Statsadvokaten for særlig økonomisk og international Kriminalitet anmoder om det, har vi efter hvidvaskloven pligt til at videregive informationerne til de pågældende myndigheder. Endelig har vi pligt til at sikre, at de informationer, som vi indsamler, og som stadig er relevante for transaktionen, løbende holdes opdaterede. I disse tilfælde vil vi med maksimalt 36 måneders mellemrum kontakte dig med henblik på en ajourføring.

Vi behandler endvidere oplysninger om strafbare forhold med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 10 og databeskyttelseslovens § 8. Vi bebehandler CPR-numre med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.

5. Hvornår slettes oplysningerne?

Advokatfirmaet Høilund sletter personoplysninger, når der ikke længere er et arbejdsbetinget behov for at behandle dem. I udgangspunktet opbevares oplysninger tilknyttet vores klienters sager i 10 år efter sagens afslutning, hvorefter de slettes i det hele. Opbevaringsperioden er dikteret af vores rådgiveransvar, og den omstændighed at den absolutte frist for at kunne gøre et rådgiveransvar gældende er 10 år. Har vi givet en gratis forhåndsvurdering, kan vi af samme grund også finde det nødvendigt at opbevare korrespondancen med vores vurdering i 10 år.

Derudover er vores opbevaringsperioder afhængig af de øvrige forpligtelser, vi er underlagt. Oplysninger om vores klienter og modparter (uden selve sagsmaterialet) kan eksempelvis opbevares i længere tid af hensyn til at sikre mod en eventuel interessekonflikt.

Vores personalesager sletter vi 5 år efter, at ansættelsesforholdet er stoppet.

For så vidt angår oplysninger relateret til markedsføring, slettes disse senest 1 år efter, at arrangementet/tiltaget er gennemført. Er der tale om et betalingsarrangement, opbevares faktura-oplysninger i regnskabsåret plus 5 år, som fastsat ved bogføringsloven.

Som fastsat i hvidvaskloven gemmer vi ikke hvidvaskoplysninger længere end fem år efter forretningsforholdets ophør.

6. Hvad er dine rettigheder?

Du har efter persondatareglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Du kan derfor altid kontakte os, hvis du vil gøre brug af dine rettigheder. Du har følgende rettigheder:

  • Ret til at se oplysninger (indsigtsret). Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
  • Ret til berigtigelse (rettelse). Du har ret til at få urigtige eller mangelfulde oplysninger om dig selv rettet.
  • Ret til sletning. I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
  • Ret til begrænsning af behandling. Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • Du har ret til at modsætte dig behandling af dine oplysninger til brug for direkte markedsføring.
  • Ret til indsigelse. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
  • Retten til at trække samtykke tilbage. Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, vil din tilbagekaldelse ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse. Ved en tilbagetrækning vil behandlingen af dine personoplysninger ophøre, og dine personoplysninger vil blive slettet, medmindre der fx på grund af dokumentationshensyn er saglig grundlag til fortsat opbevaring.

  • Ret til dataportabilitet. Retten indebærer, at du i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format har ret til at modtage de personoplysninger om dig selv, som er blevet indsendt til os. Hvis det er teknisk muligt, har du også ret til at få overført dine personoplysninger til en anden dataansvarlig.
  • Du har altid ret til at klage til Datatilsynet.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte Advokatfirmaet Høilund på [email protected] eller telefon 23 82 00 40.

Udøvelse af visse rettigheder som fx sletning og dataportabilitet kræver, at konkrete betingelser i databeskyttelseslovgivningen er opfyldt.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

7. Hvordan sikrer vi dine oplysninger?

Vi behandler altid dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med den gældende databeskyttelseslovgivning.

Vi har implementeret tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Som eksempel kan nævnes backup af it-systemer, der behandler personoplysninger, adgangsbegrænsning med individuelle koder, databehandleraftaler og intern uddannelse. Vi gennemfører desuden løbende stikprøvekontrol og regelmæssig efteruddannelse, så det kontinuerligt sikres, at vores behandlinger af personoplysninger lever op til reglerne.

8. Klage til Datatilsynet

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os på mail: [email protected] eller postadresse Langgade 13, Nykøbing F. eller ringe på 23 82 00 40. Vi vil behandle klagen og vende tilbage til dig hurtigst muligt.

Du kan også klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. Se mere på www.datatilsynet.dk

Vores databeskyttelsespolitik er senest opdateret den 13. januar 2019.

Kontakt Os

Advokatfirmaet Høilund

+45 2382 0040

[email protected]

Langgade 13, 2. sal
4800 Nykøbing Falster